Bei welchen Existenzgründungen muss man zum Notar?

Nur der nicht eingetragene Kaufmann muss nicht zum Notar, führt Herr Notar Blochinger im Gespräch aus. Jedoch jeder und jede, der ins Handelsregister aufgenommen werden will oder muss, kommt an einem Notar nicht vorbei bei der Existenzgründung. Also GmbH oder die Aktiengesellschaft, aber auch die Mini-GmbH – die UG (haftungsbeschränkt) müssen zum Notar zum Beurkundungstermin.

Der oder die Notarin veranlasst nach der Beurkundung die Eintragung ins Handelsregister.

Was ist das Handelsregister und wozu ist es gut?

„Das Handelsregister ist dazu geschaffen worden, dass der Rechtsverkehr sich davon überzeugen kann, ob und wie ein Unternehmen besteht und vor allem, wer für das Unternehmen handeln kann“, sagt Notar Blochinger. „Deswegen ist es eine Abteilung des Amtsgerichts.“ Das Handelsregister ist mittlerweile digital organisiert und für alle im Internet einsehbar. Ein Hauptgrund für das Handelsregister ist die Transparenz und die Sicherheit für Kund:innen und Geschäftspartner:innen: „Gibt es das Unternehmen, hat es die besagte Rechtsform und vor allem, wie sind die Vertretungsverhältnisse?“ Alle Interessensgruppen können sich im Handelsregister davon überzeugen, wie hoch das Haftungskapital ist.

 

Fake-Rechnungen nach Unternehmensgründung?

Nach der Unternehmensgründung kommt es oft dazu, dass Fake-Rechnungen an das frisch-gebackene Unternehmen geschickt wird. Gerade die Kombination der beiden Ereignisse – die Gründung beim Notar mit dem Hinweis, dass die Rechnung für die Beurkundung von den Gründer:innen zeitnah zu begleichen sei, und die transparente Veröffentlichung der Gründung im Handelsregister, die den Absendern dieser falschen Rechnungen die Kontaktdaten des Unternehmens vermittelt – führt oft dazu, dass Gründer:innen in die Falle der Fake-Rechnungen tappen. Viele Notar:innen, so auch Herr Blochinger, händigen hierzu ein Merkblatt aus, dass auf diese Praktiken hinweist. Denn, Vorsicht: Gründer:innen können sich nicht auf das Verbraucherschutzgesetz zurückgreifen. „Sich auf Verbraucherschutz berufen, das kann man sich in Deutschland und Europa primär als Verbraucher und nicht als Unternehmer!“, führt Blochiner im Gespräch aus. „Von Kaufleuten wird verlangt, dass sie sich die Dinge genau durchlesen.“ Also Augen auf bei den Rechnungen, die nach der Gründung eintrudeln und lieber einmal mehr Nachfragen, als zu wenig.

 

Checkliste für den Notartermin zur Beurkundung der Existenzgründung?

Über folgende Dinge müsst ihr Euch vor dem Notartermin kümmern:

1. Klärung der Rechtsform (KG, OHG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt)
2. Unternehmenszweck
   • Braucht die Tätigkeit eine staatliche Genehmigung? (zum Beispiel eine Gaststättenkonzession) wird allerdings weder vom Notar oder vom Handelsregister geprüft, läuft aber eventuell über das Gewerbeamt
3. Gegenstand des Unternehmens
4. Name des Unternehmens
   • Wie soll mein Unternehmen heißen?
   • Prüfung: gibt es ein Unternehmen mit gleichem Namen im gleichen Ort? Profitipp: wendet euch hierbei an die IHK
5. Sitz des Unternehmens mit Adresse, Firmenanschrift ist wichtig
6. Unternehmenskonto (Welche Bank wird die Geschäftsbank?)
7. Mindestkapital klären (sogenanntes Stammkapital)
8. Gewerbeanmeldung klären:
   • Anruf beim Gewerbeamt hilft, zu klären, wie und wann die Gewerbeanmeldung erfolgen soll

Leistet der Notar Beratung vor der Gründung?

„In Rechtsfragen leisten wir Beratung, aber eben keine steuerlichen Belange. Das heißt, in aller Regel läuft das parallel, dass sowohl ein Gesellschaftervertrag erarbeitet wird, der steuerliche Aspekte nicht beinhaltet und das Ganze dann dem Steuerberater vorgelegt werden sollte zur Prüfung“, führt Notar Blochinger aus. Gründer:innen können vom Notar jedoch keine einseitige Rechtsberatung erwartet: „Der [Notar] steht neutral zwischen den Gesellschaftern“.

 

Wie viel kostet eine GmbH oder UG Gründung beim Notar?

Notargebühren sind bundeseinheitlich geregelt.

Nach welchen Kriterien sollte man sich den Notar aussuchen, bei dem man gründet?

Herr Blochinger versichert, „Sie dürfen davon ausgehen, dass jeder Notar in Deutschland in der Lage ist, Sie bei der Unternehmensgründung gut und zielsicher zu begleiten. Notargebühren sind bundeseinheitlich geregelt.

Demnach sind die Kriterien eher praktischer Natur:

9. Zeitliche Flexibilität (Wie schnell bekomme ich einen Termin im Notariat?)
10. Örtlichkeit: ist das Notariat gut für alle Beteiligten zu erreichen?

Wie läuft der Notartermin bei der Gründung ab?

Kurz vor dem Termin wird der Ausweis kopiert, damit sich die Gründer:innen identifizieren. Die Identität aller wird geklärt. „Das ist ein großer Vorteil, ein Gewinn, warum Notare vom Gesetzgeber eingebunden werden in solche Gründungsprozesse, damit die Identität klar geklärt ist.“, konstatiert Herr Blochinger.

Der Notar erklärt „Beim Termin selbst sind die wichtigsten Dinge schon geklärt“. Denn die Verträge müssen bereits vor dem Termin geklärt und ausgearbeitet sein. „Der Gründungstermin ist […] das finale Durchgehen der Verträge, in dem der Notar ihn den Beteiligten komplett vorliest und entsprechend erläutert.“

Warum liest der Notar so schnell?

Herr Blochinger sieht sich hier als Dolmetscher. Wenn er schnell liest, sagt er, dann nur, damit er mehr Zeit hat, die „juristisch einwandfreie Sprache, die für den Laien vielfach nicht verständlich ist, in eine dann hoffentlich verständliche Sprache“ zu übersetzen, „sodass, jedem, die Tragweite dessen, was er unterschreibt, klar wird.“

Wann platzt der Notartermin bei der Gründung?

Das kommt zwar selten vor, kann aber sein. „Im Einzelfall kann es so enden, dass man sich vertagt“, berichtet Herr Blochinger aus seiner jahrelangen Erfahrung. Der Vertrag sollte im Vorhinein allen Beteiligten bekannt sein.

Notartermin mit Dolmetscher:in?

Ein Grund kann allerdings sein, dass es Sprachproblem bzw. Verständnisprobleme gibt, wenn nicht alle Beteiligten der deutschen Sprache soweit mächtig sind, dass sie verstehen, was sie unterschreiben. Dann wird ein neuer Termin mit Beteiligung eine:r Übersetzer:in / Dolmetcher:in gewählt. Also, auch hier gilt: ran ans Telefon und frühzeitig mit dem Notariat klären, ob und inwiefern ein:e Dolmetscherin beim Termin dabei sein muss, damit bei der Beurkundung alles glatt geht.

 

Gründung beim Notar – Hausaufgaben nach der Gründung

Folgende Tätigkeiten stehen nach der Gründung an

1. Briefkasten beschriften: jede Post muss zugestellt werden.

„Die Post des Notars ist die Generalprobe. Die Post des Amtsgerichts die Premiere. Und wenns die Premiere einer Veranstaltung verhagelt, dann wir die ganze Aufführung über die Laufzeit nichts.“, sagt Notar Blochinger. Also ran an den Stift: Briefkasten beschriften!

2. Geschäftskonto eröffnen
3. Geschuldetes Kapitel – Stammkapital einzahlen

Erst nach der Einzahlung des Stammkapitals kann die Handelsregistereintragung erfolgen

Ohne Notareinwirkung stehen dann noch an:

4. Gewerbeanmeldung
5. Transparenzregister (seit dem 1.8.21 verpflichtend in Deutschland!)

Und dann:

6. Party!

Zwischen Notartermin und Handelsregistereintrag – was muss ich beachten?

„Wenn Sie sich eine Rechtsform gegeben haben, bei der es um Haftungsbegrenzung geht – eine GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eine mini GmbH UG (haftungsbeschränkt) genannt“, sagt Notar Blochinger, dann sollte man tunlichst abwarten, bis der Handelsregistereintrag vorliegt, bevor man verbindliche Verträge abschließt. Haftungsbeschränkung liegt demnach erst nach der Eintragung vor und nur dann, wenn das gezeichnete Kapital (das Stammkapital) „jungfräulich“ auf dem Unternehmenskonto liegt. Geht der/die Gründer:in vor der Eintragung Verträge oder Verpflichtungen ein, bestellt Material oder least sich einen Firmenwagen und würde zum Beispiel bereits das eingezahlte Stammkapital verringern, dann hat diese Person eben nicht die gewünschte Haftungsbeschränkung.

Ab wann ist eine GmbH und/oder Unternehmergesellschaft wirklich haftungsbeschränkt?

Wenn man die Reihenfolge richtig einhält, also erst den Handelsregistereintrag abwartet und das Stammkapital in voller Höhe auf dem Konto liegt und so bestätigt wurde, besteht danach die Haftungsbeschränkung.

Auf was bezieht sich das Haftungsbeschränkt?

Die Haftung beschränkt sich auf das Kapital des Unternehmens. „Der Grundsatz ist eben keine Haftung der Gesellschafter und das ist der Grund warum diese Rechtsform der Kapitalgesellschaften mit einem Mindeststammkapital so beliebt sind im Rechtsverkehr“, erklärt Herr Blochinger.

Beachten sollte man allerdings die Formalia bei Bestellungen, Beauftragungen und im Briefverkehr: Es muss klar und eindeutig sein, dass die Firma der Geschäftspartner ist.

Was ist das Stammkapital?

Das Stammkapital ist das Kapital, zu dem sich die Gründer:innen zum Beginn der Gründung verpflichtet haben, auf das Unternehmenskonto  zu überweisen. Die Höhe des im Handelsregister hinterlegten Kapitals bedeutet nur, dass zur Gründung des Unternehmens dieses Kapital vorhanden war. Danach kann und darf das Unternehmen mit dem Stammkapital wirtschaften.

Wann muss ich nach der Gründung nochmal zum Notar?

Es gibt einige Gelegenheiten, nochmal zum Notar zu gehen nach der Gründung:

• Stammkapitalerhöhung
• Inländische Geschäftsadresse ändert sich
• Namensänderung des Unternehmens
• Bei Kapitalgesellschaften: Geschäftsführerberufung oder Neubestellung von Geschäftsführer:innen
• Änderung der Beteiligungsstruktur: Veräußerung von Anteilen
• Änderungen am Gesellschaftsvertrag: Satzungsänderung
• Auflösung der Gesellschaft: Liquidation

Wie löst man eine Gesellschaft (z.B. GmbH) auf?

Der Notar erklärt: Es werden Liquidatoren bestellt. Das ist nichts anderes als die Geschäftsführer in der Auflösungsphase des Unternehmens. Dann beginnt ein Sperrjahr, bevor das vorhandene Kapital an die Gesellschafter ausgeschüttet werden darf und die Registereintragung final gelöscht wird. Das Sperrjahr ist dazu da, alle laufenden Geschäfte abzuwickeln und mit dem Finanzamt klar Schiff zu machen.

Was sind Liquidatoren?

Das ist nichts anderes als die Geschäftsführer in der Auflösungsphase des Unternehmens.

Wie läuft der Eintritt eines weiteren Gesellschafters ab?

„Es besteht die Möglichkeit, eine Kapitalerhöhung zu beschließen und damit neue Geschäftsanteile zu bilden, die dann der neue zeichnen darf und auf diese Weise ins Unternehmen kommt. Oder Sie von Ihren Geschäftsanteilen eine entsprechende Anzahl von Geschäftsanteilen schlichtweg verkaufen.“, erklärt Herr Blochinger. Per Notargsetz bedarf das einer notariellen Beurkundung.

Der Verkauf von Anteilen ist ein Privatverkauf. Verkaufe ich also einen Teil meiner Anteile an eine Freundin, ist das „ein Geschäft am Unternehmen vorbei“ und somit ein Privatverkauf. Einen neuen Gesellschaftsvertrag braucht es hier nicht zwingend. Oft ist es allerdings so, dass die Spielregeln in der Satzung, die nur für eine Person geschrieben wurde, für eine Mehrgliedrigkeit nicht mehr passt. Ratsam ist es sicher, dass sich alle neue Gesellschafter:innen die bestehende Satzung durchlesen und das Gründungsteam ein gemeinsames Verständnis über die Spielregeln erlangt.

 

Was ist das Pie-Slicing Verfahren?

Beim Pie Slicing spiegelt der Gesellschaftervertrag wider, dass entgegen der ungleichen Kapitaleinbringung die Gewinnbeteiligung am Unternehmen zum Beispiel 50:50 sein kann. Pie-Slicing wird oft im Start-up Sektor verwendet, wo die Ressourcen, die die einzelnen Parteien einbringen, verschieden sind.

Zum Beispiel: auf der einen Seite gibt es einen Geldgeber:in und auf der anderen Seite den/die Ideengeber:in, mit dem Knowhow oder den Kontakten. Hier passt der Grundsatz nicht, dass alle gemessen am eingebrachten Kapital am Gewinn beteiligt werden. Hat die Geldgeberin keine Zeit, sich um das Unternehmen zu kümmern, und die Ideengeberin kein Geld, allerdings das Know-how, das Unternehmen erfolgreich zu machen, können sich beide Parteien im Pie-Slicing Verfahren auf eine für sie angebrachte und gerechte Gewinnbeteiligung einigen.

Das kann allerdings auch in einer Gesellschaftervereinbarung geregelt werden, die nicht öffentlich einsehbar ist. Diese geht nicht an das Handelsregister, kann aber notariell beurkundet werden bei Bedarf.

 

Teamgründung – worauf sollen wir achten?

Wenn man gemeinsam gründet, gibt es ein paar Dinge, die in der Satzung beachtet werden sollten:

1. Die Satzung muss die Anteilsaufteilung der Gründer:innen enthalten (wer besitzt wieviele Anteile?)
2. Ankaufs- und Vorkaufsrecht von Anteilen
3. Inwieweit sind Anteile frei veräußerlich?
4. Inwieweit muss eine Zustimmung der Quoren bestehen, um Anteile zu veräußern
5. Wettbewerbsklausel (darf einer der Gründer:innen parallel in derselben Branche tätig sein?)
6. Für Fälle der Streitigkeiten: Einziehungsklauseln, unter welchen Voraussetzungen kann ein:e Mitbegründer:in die Anteile verlieren
7. Kündigungsregeln: Abstoßung von Anteilen
8. Güterstandsklauseln, die eine:n Mitbegründer:in verpflichten, mit dem Ehepartner oder der Ehepartnerin eine Gütertrennung zu vereinbaren, damit die Unternehmensbeteiligung bei einer Scheidung nicht Liquidität aus dem Unternehmen zieht
9. Regelungen für den Tod eine:r Gesellschafter:in: Anteile sind freivererblich, die Anteile stehen erstmal zwingend den Erb:innen zu bei einer GmbH. In der Satzung können allerdings entsprechende Regelungen getroffen werden, wie im Sterbefall von Gesellschafter:innen verfahren werden soll. Anders ist das bei Personengesellschaften: da gilt der Grundsatz „Gesellschaftsrecht vor Erbrecht“.